3.2 Yhdessä työskentely
3.2.1 Monijäseniset valmisteluelimet
Laajapohjaiseen valmisteluun sopivat määräaikaiset monijäseniset valmisteluelimet, kuten komiteat, toimikunnat ja työryhmät. Niillä voi olla alaryhmiä ja jaostoja, joiden jäsenistä kaikkien ei tarvitse olla mukana varsinaisessa valmisteluelimessä. Alaryhmät tai jaostot nimittää valmisteluelimen asettaja tai valmisteluelin itse.
Vaikutuksiltaan merkittävät hallituksen esitykset ja asetukset valmistellaan monijäsenisissä valmisteluelimissä, jotka ministeriö yleensä asettaa. Valtioneuvoston yleisistunto voi tosin asettaa käsittelyä varten komitean yhteiskuntapoliittisesti merkittävän asian valmistelemiseksi. Eräissä tapauksissa asettaminen on käsiteltävä valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnassa.
Monijäseniset valmisteluelimet eivät kuitenkaan korvaa muuta kuulemista, jossa tarjotaan valmistelutyön ulkopuolisille tahoille mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa valmisteltavan asiaan.
Naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) säädetään, että valmisteluelimessä on oltava sekä nais- että miesjäseniä 40 prosentin kiintiöllä, (vähemmistössä olevaa sukupuolta on vähintään 40 prosenttia), mikäli toisenlaiseen jakaumaan ei ole erityistä syytä. Kiintiösäännöstä ei sovelleta, jos esimerkiksi komitea tai vastaava toimielin asettaa jaoston tai työryhmän omasta keskuudestaan tai ulkopuolisista asiantuntijoista. Viranomaisten ja muiden ehdokkaita nimeävien on mahdollisuuksien mukaan ehdottava sekä naista että miestä jokaista jäsenpaikkaa varten. Ehdokkaita pyydettäessä tulee muistuttaa kiintiösäännöksen velvoittavuudesta ja samalla pyytää sekä nais- että miesehdokasta kutakin paikkaa kohti.
Työryhmää asetettaessa on tärkeätä huomioida työryhmän edustavuus ja erilaisten ryhmien intressit käsiteltävässä asiassa, kuten kieli, ikä tai erityistarpeet.
Esimerkkejä valmisteluelimien asettamispäätöksistä:
3.2.2 Työpajat
Sidosryhmien edustajat voivat osallistua valmisteluun ja suunnitteluun monta kertaa saman valmisteluhankkeen aikana. Tähän tapaan menetelmiksi sopivat esimerkiksi työpajat. Niissä voidaan järjestää erilaisin menetelmin ideariihiä, yhteissuunnittelua, ongelman ratkaisua jne.
Työpajaa voi kuvata aikaan ja tiettyyn paikkaan tai alustaan sidotuksi, ohjatuksi yhteistyötilaisuudeksi. Läsnäolijat ratkovat yhdessä esimerkiksi annettua kehittämiskysymystä ja yrittävät saada yhteisesti hyväksyttävän lopputuloksen aikaan. Työpajoille on monenlaisia muotoja, ne voidaan järjestää joko verkossa tai kasvokkain ja niissä voidaan käyttää laajasti eri menetelmiä lopputulokseen pääsemiseksi. Työpajaa järjestävän on tarpeen miettiä etukäteen tarkasti, mitä tavoitteita toiminnalle asetetaan, kuinka monta pajatyöskentelyä tarvitaan, minkälaista ennakkomateriaalia on syytä jakaa osallistujille sekä miten motivoida osallistujat tulemaan paikalle ja työskentelemään pajassa.
World Cafe
World Cafe -toiminta muistuttaa työpajaa, sillä siinäkin osallistujat kokoontuvat tiettyyn aikaan ja paikkaan ratkomaan ennalta määrättyä tehtävää. Se sopii erityisesti tilanteisiin, joissa osallistujia on jopa satoja ja jossa pitää kartoittaa koko joukon mielipiteitä. Osallistujat jaetaan 6 – 8 hengen pienryhmiin, joissa keskustellaan ennalta määrätyistä teemoista. Keskustelussa syntyneet ideat ja mielipiteet kirjataan ”idealomakkeille”. Idealomakkeet kerätään talteen, jonka jälkeen ryhmä ja teema vaihtuvat. Yleensä teemoja on useita ja keskustelu yhdestä teemasta kestää noin 20 minuuttia. Kun pienryhmissä on keskusteltu kaikista teemoista, ryhmien tuottamat idealomakkeet asetellaan pöydille ja osallistujat pääsevät kommentoimaan ja äänestämään ideoista. World Cafe -tilaisuus kestää yleensä noin kaksi tuntia ja se soveltuu erilaisiin teemoihin.
Nuorten kokemuksia päätöksenteon tueksi
World Cafe menetelmää ei tiettävästi toistaiseksi ole laajamittaisesti käytetty lainvalmisteluhankkeissa, mutta menetelmä sopii sellaisenaan myös tähän tarkoitukseen. Oheinen esimerkki kuvastaa miten menetelmää on käytetty kunnallisen päätöksen teon tukena.
Kemijärvellä toteutettiin 29. lokakuuta 2013 Dream Café -tapahtuma nuorille ja nuorten parissa työskenteleville aikuisille World Café -menetelmällä. Tilaisuuden avulla haluttiin kerätä nuorten kokemuksia ja arkitietoa välitettäväksi kaupungin viranhaltijoille ja päättäjille päätöksenteon tueksi. Tapahtuman tavoitteena oli myös tarjota nuorille uusia osallistumisen ja vaikuttamisen kokemuksia sekä edistää nuorten ja heidän parissaan työskentelevien aikuisten välistä vuorovaikutusta.
Tilaisuuteen rekrytoitiin nuoria koulujen ja nuorisotoimen kautta, aikuisia taas koulujen, kaupungin organisaatioiden, seurakunnan ja harrastusyhdistysten kautta. Tilaisuudessa nuoret ja aikuiset keskustelivat pienryhmissä annetuista teemoista 20 minuuttia kerrallaan ja kokosivat keskusteluissa syntyviä ajatuksia pöydässä oleviin lomakkeisiin. Keskustelukierrosten jälkeen pöydissä täytetyt idealomakkeet koottiin seinille kaikkien nähtäviksi, jonka jälkeen osallistujat kiersivät ”äänestämässä” ja kommentoimassa seinille nostettujen lomakkeiden ehdotuksia. Tapahtuman jälkeen järjestäjät kokosivat lomakkeilla eniten kannatusta saaneista teemoista yhteenvedon.
Arvioinnissa lähes jokainen nuori koki, että oli saanut sanoa mielipiteensä ja vaikuttaa. Toimintamallin avulla on mahdollista saada parannusesityksiä suoraan muilta osallistujilta ja osallistua äänestämällä päätösesitysten muotoiluun.
Kansalaisraati
Kansalaisraati on yksi osallistavan demokratian välineistä, joiden avulla voidaan koota yhteen esimerkiksi tietyn väestöryhmän näkemyksiä tietystä aiheesta. Kansalaisraadin kokoonpanossa tavoitellaan tilannetta, jossa on kattavasti edustettuina niitä ryhmiä, joita asia läheisesti koskee. Raadin työtapoja ovat pienryhmä- ja ryhmäkeskustelut sekä yhdessä pohtimiset, joiden pohjustukseksi raatilaiset saavat järjestäjiltä etukäteen taustatietoja. Yhteisiä tapaamisia ohjaavat koulutetut keskustelujen vetäjät. Raatia koottaessa huomioidaan raadin monimuotoisuus (ikä, sukupuoli, tausta jne.). Kansalaisraadit tapaavat yleensä kolme tai neljä kertaa, ja jäseniä niissä on yleensä 12 – 24 henkeä. Tapaamisissa raatilaiset käyvät tasavertaisia keskusteluita ja kuulevat aihetta tuntevia asiantuntijoita. Lopuksi raatilaiset laativat aiheesta yhteisen julkilausuman. Raatilaisten työskentelyn tulokset sitoudutaan ottamaan osaksi käsiteltyjen asioiden valmistelua. Kansalaisraateja on toistaiseksi lähinnä käytetty Valtioneuvoston kehittämishakkeissa (esimerkiksi tulevaisuusselonteon valmistelu ja demokratiapoliittisen selonteon valmistelu), mutta menetelmä sopii myös säädösvalmisteluun.
Kestävän kehityksen kansalaisraati. Valtioneuvoston kanslia.
Mustasaaren kansalaisraati. PALO-tutkimushanke.
Oikeusministeriö halusi selvittää kansalaisten mielipiteitä vuonna 2014 julkaistun demokratiapoliittisen selonteon valmistelun pohjaksi kansalaisraadin avulla. Raadissa oli 29 pääosin väestörekisteristä satunnaisotannalla valittua 21–70-vuotiasta kansalaista, jotka edustivat erilaisia poliittisia kantoja. Raati kokoontui kaksi kertaa, kesäkuussa ja syyskuussa 2013.
Kansalaisraati käsitteli demokratian ongelmakohtia (mm. vähäinen äänestysinto, vaaleissa nukkuminen, korruptio EU:n virkaelimissä, asioiden valmistelun vaikeaselkoisuus ja läpinäkymättömyys eduskunnassa) tausta-aineiston valossa. Aiheesta tehtiin myös äänestys Otakantaa.fi-palveluun, jossa noin sata keskustelijaa otti kantaa. Raati laati konkreettisia ratkaisuehdotuksia, kuten kansanäänestysten lisääminen ja siirtyminen listavaaliin.
Kansalaisraadissa mukana olleet kansalaiset pitivät osallistumistaan myönteisenä ja hyödyllisenä kokemuksena. Taustalla oli halu tutustua uuteen osallistumismenetelmään ja vaikuttaa demokratian kehittämiseen.