3.3 Kuulemis- ja keskustelutilaisuudet
Kuulemis- ja keskustelutilaisuudet
Kuulemistilaisuuksissa voidaan esitellä hankkeen taustaa, valmistelun etenemistä ja tehtyjä ehdotuksia. Kuulemistilaisuuksissa sidosryhmillä ja kansalaisilla on mahdollisuus esittää vapaamuotoisesti mielipiteitä ja keskustella sekä hallinnon että muiden sidosryhmien kanssa.
Kuulla voi omaehtoisia toimintaryhmiä, yksittäisiä kansalaisia, koululuokkia, opiskelijaryhmiä tai järjestöjä, jotka tuovat edustamansa tahon ääntä päätöksentekoon. Kaikissa ryhmämuotoisissa kuulemisissa on huolehdittava siitä, että osallistujat saavat riittävästi tietoa käsiteltävästä asiasta ja siitä, miten asioiden käsittely etenee. Ryhmämuotoisessa kuulemisessa tulisi pyrkiä rakentamaan vuoropuhelua tarvittavien sidosryhmien, hallinnon ja päättäjien välillä.
Kuulemistilaisuuksia suunniteltaessa on huomioitava sidosryhmien erityispiirteet käytännön järjestelyissä: tilaisuus voi olla tarpeen järjestää esteettömässä tilassa ja saatavilla pitää olla esimerkiksi tulkkaus, viittomakielen tulkkaus tai muita apuvälineitä, kuten induktiosilmukka tai muu äänensiirtojärjestelmä.
Perinteinen kuulemistilaisuus
Perinteinen kuulemistilaisuus on yleensä lyhyehkö ja helppo järjestää. Siihen kutsutaan keskeiset osallistujatahot esimerkiksi sähköpostitse. Tarvittaessa avoimen kutsun voi julkaista ministeriön nettisivuilla ja sosiaalisessa mediassa.
Yleensä kuulemistilaisuudessa käsiteltävät aineistot kannattaa lähettää osallistujille etukäteen. Puheenvuoropyynnöt kannattaa pyytää etukäteen myös kirjallisesti, koska se helpottaa yhteenvedon tekemistä ja sen on todettu parantavan vastausten laatua. Vapaamuotoiseen keskusteluun on kuitenkin myös varattava mahdollisuus.
Tilaisuudessa asiasta pidetään lyhyt yleisesittely, mutta keskusteluun ja kommentointiin on varattava riittävästi aikaa. Palautetta pitää voida antaa molemmilla kotimaisilla kielillä ja tarvittaessa muilla kielillä. Huomioi tarvittaessa erityisryhmien tarpeet. Tilaisuudesta on hyvä tehdä yhteenveto, jossa kerrotaan suomeksi ja ruotsiksi myös jatkotoimista.